解析印包業ERP
這是一(yī)個在印刷領域奮鬥了八年的印刷行業信息化管理推廣者的看法和見解。文章包括三個部分(fēn)：印包業亟待印包業的ERP；我(wǒ)(wǒ)們應該對印包ERP抱什麽期望？印包ERP選型注意事項……
這些文章也許能對尚不了解ERP和打算使用ERP的行業人士有所幫助……
什麽是ERP？
ERP，是三個英文單詞Enterprise Resourse Plan的縮寫，意思是企業資(zī)源計劃。ERP源起于西方制造業，其使命是利用電(diàn)腦等信息工(gōng)具，按照科學的工(gōng)作流程，采集企業各方面資(zī)源信息，通過對這些信息的繼承，處理，對比，分(fēn)析等，提高企業的工(gōng)作效率，堵塞管理漏洞，減少忘事誤工(gōng)大(dà)意等差錯，從而達到挖掘潛能，擴大(dà)收入，降低成本，增加利潤的目的。
自開(kāi)始推廣之日起，ERP就一(yī)直處于行業化的演變之中(zhōng)。具體(tǐ)到印包業，簡單說來，與制造業ERP之最大(dà)不同處就是制造業以BOM，即物(wù)料清單爲數據流的起點和成本核算的中(zhōng)心。訂貨數量一(yī)旦産生(shēng)，該訂單的物(wù)料需求計劃即自動生(shēng)成。而印包業不是這樣，因爲印包業的不同訂單在用料和工(gōng)藝上的要求經常是不一(yī)樣的，不存在标準的BOM，如果套用傳統ERP的設計理念，即以BOM爲中(zhōng)心，用戶就需要日複一(yī)日的建立大(dà)量的BOM，并且常常需要修改BOM數據，這種工(gōng)作量是很大(dà)的，使用起來也是很麻煩的，違背了ERP提高效率的初衷。因此，印包業需要适合本行業的ERP。
衆所周知(zhī)，印刷行業已經進入了微利時代。在2000年前後的行業發展階段，大(dà)家基本都不缺活幹，隻要多買設備，就能增加利潤；微利時代，單靠增加設備和活量就能增加利潤的做法已經行不通了，如果沒有精細化管理，一(yī)個活虧錢也是正常現象。這就對印刷廠的管理能力提出了較高的要求。新勞動法出台以後，國内所有公司的用人成本和風險都大(dà)大(dà)增加，對印刷這個勞動密集型行業來說影響更大(dà)。在這種形勢下(xià)，靠信息化建設加強管理，靠信息化管理提高效率，降低成本，增加利潤逐漸成爲大(dà)勢所趨，勢在必行的業界共識。
我(wǒ)(wǒ)們應該對印包ERP抱什麽期望？
從業多年，與很多印刷廠聊過，大(dà)家對ERP的期望有很大(dà)不同。有些希望把生(shēng)産單管起來就得了，有些希望建立對各部門數據的規範的管理，有些希望借助ERP減少工(gōng)作量，有些希望能借自動提醒減少差錯。站在業内人士的立場，概括說來，大(dà)家對ERP的期望應該有以下(xià)四個層次：
1． 采集數據。
傳統的管理方式下(xià)，印刷廠各部門的數據都保存在紙(zhǐ)質單據上，如業務部的訂單、生(shēng)産部的生(shēng)産單、采購的采購單、庫房的入出庫單等。用了ERP之後，這些單據上的信息都可以保存在軟件裏面，并且由于數據采集的方式不同，軟件采集數據的效率和準确性都會大(dà)大(dà)提高，這些方式包括從上個流程直接提取數據、公式自動計算、下(xià)拉菜單選擇等。例如在《工(gōng)信印包ERP》中(zhōng)，生(shēng)産單由訂單生(shēng)成，申購單由生(shēng)産單生(shēng)成，采購單由申購單生(shēng)成，入庫單由采購單生(shēng)成、領料單由生(shēng)産單生(shēng)成、回款由訂單生(shēng)成。從訂單、生(shēng)産單、排産單、到入庫單、出庫單和領料單、送貨單整套單據填寫下(xià)來，傳統手工(gōng)要用一(yī)小(xiǎo)時的活，使用ERP流程二十分(fēn)鍾不到就完了。
2． 數據共享
在ERP中(zhōng)，業務、生(shēng)産、庫房等部門的數據都是聯動的，一(yī)個部門的最新數據會實時共享給相關的部門，例如庫房出庫之後，最新的庫存量會實時共享給業務和生(shēng)産部門；業務部填寫了訂單，财務部會立刻出現一(yī)筆應收款；财務部銷了賬，最新的欠款數會立刻共享給業務部等。
3． 控制和提醒
爲了嚴格流程化管理，減少工(gōng)作中(zhōng)人的主觀因素；爲了嚴格庫房管理，降低材料浪費(fèi)，印刷廠需要對如下(xià)環節進行嚴格控制：訂單保存後須經審核才能開(kāi)工(gōng)的控制、材料出庫數量不能高于生(shēng)産單規定的用料數量的控制等。
爲了減少溝通環節，提高效率，爲了減少差錯，避免忘事誤事，造成損失，爲了加強生(shēng)産進度管理，保證按時交工(gōng)，ERP需要有對如下(xià)環節的自動提示，例如客戶信譽度提示、訂單價格太低提示、有訂單等待審核提示、審核過的訂單等待生(shēng)成生(shēng)産單提示、開(kāi)工(gōng)時間遲于規定時間提示、完工(gōng)時間遲于規定時間提示、物(wù)料庫存過低或過高提示、待送貨産品提示、員(yuán)工(gōng)生(shēng)日提示等。
4． 輔助決策
輔助決策是ERP的最終使命，是ERP對于決策層的最大(dà)意義。除了一(yī)般軟件都能提供 的期間簽單總賬、明細賬、應收已收欠款賬、應付已付未付賬等等之外(wài)，印包ERP應該還能提供針對每個訂單的包括材料成本、人工(gōng)成本、外(wài)協成本在内的訂單成本核算表，包括印刷廠各環節的産值統計表，表現每個客戶的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠确定未來重點服務對象的客戶價值分(fēn)析表，表現每個種類印刷品的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠确定未來業務發展重點的印品價值分(fēn)析表，表現每個業務員(yuán)的總流水、總成本、總利潤和平均利潤率用來幫助印刷包裝廠全面評價業務員(yuán)價值的業務員(yuán)價值分(fēn)析表等等。
印包ERP選型注意事項
衆所周知(zhī)，ERP的成功率一(yī)直是困擾用戶的一(yī)個問題，很多用戶費(fèi)了大(dà)量的時間和精力之後仍不得不放(fàng)棄投了巨資(zī)的ERP系統。筆者所在公司的現有用戶中(zhōng)就有不少曾經上過一(yī)波兩波，甚至三波四波的ERP，最後選用了《工(gōng)信印包ERP》才真正實現了信息化管理。爲了幫助大(dà)家在上ERP的時候少走彎路，提高成功率，減少資(zī)金和時間的投入，筆者特把從業多年的經驗寫出來，與大(dà)家分(fēn)享。
一(yī). 買産品還是量身定制？
由于耳聞目睹了太多的失敗案例，很多用戶都把量身定制作爲ERP救贖的法寶。實際情況是什麽呢？出乎大(dà)多數人的預料，在行業統計數據中(zhōng)，購買現成産品的應用成功率遠比量身定制要高得多。爲什麽呢？因爲量身定制周期長，期間需求容易變，由于先期投資(zī)限制的存在，最後軟件供應商(shāng)往往不勝其煩，而這時用戶由于沒看到效果也不願意追加投資(zī)，結果雙方都沒有了往下(xià)進行的動力，隻能放(fàng)棄，這是其一(yī)；第二個原因是量身定制成本高，這個成本不止體(tǐ)現在資(zī)金投入上，還體(tǐ)現在時間和精力投入上。量身定制需要調研、開(kāi)發、測試、試運行、發現問題、再修改，這是個循環往複的過程。同樣多的功能直接用産品肯定比量身定制在時間的投入上節約很多倍。第三個原因是量身定制功能容易受限制：開(kāi)發商(shāng)在開(kāi)發産品的時候總是盡力考慮到各類用戶各類可能的應用需求，盡力采用最科學合理的流程，盡力使産品更靈活适用面更寬，而量身定制由于隻需要考慮用戶當時提出的需求，所有在設計開(kāi)發上肯定比不上産品的靈活性。
二. 找專業廠商(shāng)還是找個人？
也許不少用戶都希望找個人開(kāi)發實現信息化管理，找個人開(kāi)發确實也有不少好處，例如可以學習很多知(zhī)識，成本更低，說什麽聽(tīng)什麽等。但鑒于筆者所在公司有不少用戶以前都有找個人開(kāi)發的失敗經曆，所以筆者強烈建議用戶找專業廠商(shāng)合作，原因如下(xià)：
5． 專業廠商(shāng)的服務和升級有保障。業内人事都知(zhī)道，沒有服務支持的ERP是不能用的，因爲軟件基于各種軟硬件環境運行，一(yī)旦軟硬件環境發生(shēng)改變（這是很正常的，例如硬件更換，系統升級等），ERP就随時有可能發生(shēng)故障，發生(shēng)故障後，如果沒有及時的服務，ERP就立刻就不能用，這時候，ERP應用的越深入，企業受影響就會越大(dà)。個人有自己的本職工(gōng)作，不能像專業廠商(shāng)一(yī)樣，設有專門的售後服務部門，所以不能保證及時的售後服務，保證不了高水平較深入的ERP應用。
6． 專業廠商(shāng)有現成的産品，因爲不需要開(kāi)發，所以成本較低。開(kāi)發好的ERP對人才的要求有三個：懂計算機、懂生(shēng)産、懂管理。個人往往隻能滿足第一(yī)個要求，爲了開(kāi)發ERP，印刷廠需要派人，并且往往是高層管理人員(yuán)，給技術人員(yuán)講生(shēng)産、講管理，反複修改，工(gōng)期長，費(fèi)時費(fèi)力。
7． 現成的産品久經考驗，使用起來更可靠。專業廠商(shāng)的産品建立在很多家印刷廠的需求之上，爲了讓更多的客戶能夠直接使用，很注重産品的靈活性和适用性。而個人開(kāi)發隻限于一(yī)個印刷廠的當時能想到的管理需求，在靈活性和适用性上肯定要大(dà)打折扣。
三. 技術架構的選擇，B/S or C/S？
所有的管理軟件在技術架構上分(fēn)爲B/S和C/S兩種。C/S架構由于産生(shēng)時間長，應用者多而居于主流，B/S架構的軟件由于早期開(kāi)發成本高，現在隻有工(gōng)商(shāng)行政電(diàn)信等部門和行業應用較爲普遍。但B/S架構顯然是未來應用的趨勢，舉例來說，B/S架構更方便廣域網應用并且隻需在服務器上安裝，考慮到現在印刷廠辦公場地的部署很多都是業務部在城裏，廠房在郊區，還有些印刷廠在多個地區有分(fēn)公司，這就必然帶來異地實時管理的需求，B/S在這一(yī)點上的優勢是顯而易見的。而C/S架構的軟件除了在服務器上安裝之外(wài)，還要在每一(yī)台客戶端電(diàn)腦上安裝。由此延伸到使用體(tǐ)驗上，B/S架構的軟件隻要服務器工(gōng)作正常，所有聯網的電(diàn)腦都能正常使用；而C/S架構的軟件隻要客戶端程序出了問題，那個客戶端電(diàn)腦也不能使用軟件了。從這個角度上講，B/S的系統運行更穩定。
四. 關于單據的内容，有必要較真嗎(ma)？
用戶在對供應商(shāng)提要求時，最常見的一(yī)個問題是“現在軟件的單據與我(wǒ)(wǒ)們日常使用的單據長得不一(yī)樣，能否按我(wǒ)(wǒ)們現在的樣式修改？”其實這是不盡合理也是不必要的，因爲現有的單據内容是适應手工(gōng)管理的需要而産生(shēng)的，ERP管理自有ERP管理的特點，肯定要有所調整；另外(wài)ERP産品的單據内容肯定不會完全符合任何一(yī)個印刷廠的實際，因爲它不是針對某個印刷廠量身定制的，它是開(kāi)發商(shāng)建立在多年的印刷廠信息化管理經驗，綜合了很多個印刷廠的單據共性開(kāi)發出來的。也許每個印刷廠在初期的使用中(zhōng)都不太習慣，但經過熟悉一(yī)段時間後，肯定可以使用。切記不要追求單據内容的全面，最重要的是單據内容能否靈活自定義，因爲即使當時看起來是全面的，以後也可能有新情況；而隻要軟件有了足夠的靈活性，即使以後發現内容不夠用，用戶自己也可以再添加。
五. 一(yī)定要考慮角色（部門）和權限的可擴展性
這是一(yī)個最容易犯錯誤的地方，也是導緻很多ERP最終失敗的重要原因之一(yī)。用戶在考察ERP的時候，考慮的往往是當時的部門和當時的各部門權限，據此做出是否購買的決定。用戶往往忽略了以後部門調整的方向和以後權限的分(fēn)配，如果以後需要調整，而ERP沒有這種可擴展性和靈活性，企業就會受制于ERP，等到不能忍受的時候，也就是ERP被放(fàng)棄的時候。其實好的ERP應該允許用戶自定義角色，并且允許用戶自定義各角色的功能，包括對每個功能的“增加、修改、删除、查看和另存”等操作權限的自定義。
六. 軟件的自動提醒功能
很多用戶在對ERP的期待中(zhōng)都有自動提醒這個功能，但往往不清楚自己想要的提醒方式是什麽樣的，例如登錄軟件後自動彈出提醒窗口，或者需要提示的信息背景以提醒顔色顯示，或者需要注意的信息用戶自己可以檢索出來等等。不同的提醒方式對用戶帶來的方便程度肯定不一(yī)樣，用戶要注意明确提出自己的喜好。
七. 查詢功能
開(kāi)發軟件的時候，開(kāi)發商(shāng)通常會問用戶一(yī)般會按照哪些條件去(qù)查詢，例如對訂單的查詢。用戶一(yī)般會告訴開(kāi)發商(shāng)，會按客戶名稱、印品名稱、業務員(yuán)、下(xià)單日期進行查詢，然後開(kāi)發商(shāng)就會提供給用戶以上四個查詢條件。訂單上往往有好幾十個信息欄目，其實每個欄目都有作爲查詢條件的可能性，例如查詢訂單也有可能需要按照印品種類、訂單金額的區間、欠款金額的區間、某個特定的工(gōng)藝等進行查詢，如果隻提供了事先設定的個别查詢條件，用戶想按照其它條件進行查詢時就不可能了。其實用戶真正需要的是類似百度的那種即可以精确查詢，又(yòu)可以模糊查詢，即可以按照數字區間查詢，也可以按照日期區間查詢的軟件。
八. 要報表工(gōng)具還是一(yī)個個既定的報表？
用戶對ERP通常有四個層次的期望：采集數據、數據共享、控制和提醒、輔助決策，其中(zhōng)輔助決策靠的就是報表。初級的用戶最喜歡的往往是一(yī)個個明确的報表，就是那些報表名稱清楚，報表内容固定的報表。這樣的報表有些印刷廠要求有10種，有些要求有20種，有些要求有50種，甚至更多，更多的報表肯定有更多的作用，因爲任何人都不會沒事找事故意給自己找麻煩。一(yī)個好的ERP不應該僅提供給用戶他們提出要求的報表，而應該提供基于各部門數據的所有能夠組合出來的報表。報表的意義來自橫向維、縱向維和報表的内容範疇，這三個項目随意變化一(yī)個，出來的都是不同意義的報表。說白(bái)了，好的ERP的報表要允許用戶自定義報表的橫向維、縱向維和報表的内容，要提供給用戶的是報表工(gōng)具，而不是一(yī)個個定死了縱向維、橫向維和報表内容的報表。